E-mail maakt ons ongelukkig
Bezorgt e-mail jou stress en maakt het je ongelukkig, angstig of opgejaagd? Je bent niet alleen.
Je gaat op verlof. Je stelt je out-of-office in met een origineel bericht en verwijst door naar je beschikbare collega’s. Aangezien je zoals de meeste mensen eerst je mailbox checkt bij terugkomst uit verlof, wordt je onmiddellijk geconfronteerd met de puinhoop die je mailbox geworden is en raak je gestresst. Onder stress ga je je mails sneller beantwoorden maar met minder zorg. Je maakt fouten en presteert dus slechter.
Dit is één van de de vele voorbeelden van hoe e-mails een mens ongelukkig maakt. Onderzoek van de University of California heeft aangetoond dat hoe langer iemand in een bepaald uur aan e-mails besteeds, des te hoger de stress voor dat uur. Bovendien zorgen e-mails voor minder productiviteit, slechtere prestaties en meer burn-outs.
Hoe kunnen we dit vermijden?
Ik deel met je 3 oorzaken voor e-mail-gerelateerde stress en hoe je hier bewuster mee kunt omgaan.
1. Je maakt je zorgen over de hoeveelheid e-mails.
Er zijn zo van die dagen dat jouw functietitel misschien beter ‘e-mailer’ was geweest. Het lezen en beantwoorden van e-mails neemt soms zoveel energie en tijd in beslag, dat het je met een frustrerend, rusteloos, zelfs nutteloos gevoel opzadelt omdat je geen belangrijk werk hebt kunnen doen.
TIPS
- De eigenschap van een verzonden e-mail is dat het een reactie uitlokt. Dus als je minder mails wilt ontvangen, kan je starten met zelf minder mails te versturen. Overweeg om eerst persoonlijk of telefonisch het onderwerp te bespreken.
- Besluit je dan toch om een mail te versturen, dan kan je beter korte en heldere e-mails schrijven. Veel heen en weer communicatie per e-mail ontstaat door onduidelijkheid. Begin je e-mail dus altijd met je belangrijkste punt, gevolgd door de context. Als je belangrijkste punt bijvoorbeeld een vraag voor de ontvanger is, stel dan eerst je vraag. Nadien schrijf je kort en duidelijk de context neer waarom je de vraag stelt.
- Je kan zelfs nog een stap verder gaan en spreekuren zoals bij een doktersbezoek instellen. Als iemand met jou over een bepaald onderwerp wilt praten, kan hij zich aanmelden voor je spreekuur in de plaats van je een e-mail te sturen. Deze persoon is dan ook zeker van jouw volledige, onverdeelde aandacht. Deze geplande en gestructureerde aanpak zorgt voor rust in je hoofd. Een tool zoals https://simplybook.me/ kan je hier bij helpen.
2. Je maakt je druk dat je een bericht zou missen.
Heel wat mensen zijn het slachtoffer van e-mail FOMO (Fear Of Missing Out). Ze checken obsessief hun mailbox omdat ze de mails van hun baas of van een nieuwe klant niet willen missen. Dit onrustig gevoel komt voort uit een vrees voor isolatie, sociale uitsluiting of spijt. Hierdoor kom je onder continue stress te staan en maakt het je onproductief.
TIPS
- Om deze vicieuze cirkel te doorbreken moet je grenzen stellen aan je mailgebruik. Check je mailbox bijvoorbeeld niet vaker dan 2 keer per dag, één keer ’s ochtends om 10u en opnieuw om 15u30 voordat je je werkdag afsluit.
- Het is sowieso ook raadzaam om je e-mails niet te controleren ’s ochtends als eerste, omdat het je afleidt van je prioriteiten van de dag, je weghoudt van diepgaand werk en het voltooien van je belangrijkste taak van de dag.
- Wees zorgzaam voor jezelf en schakel alle e-mailmeldingen op je computer en smartphone uit. Notificaties zullen je stressniveau alleen maar verhogen en je verleiden om een kijkje te nemen in je mailbox. Je hoeft niet elke mail te zien. Bovendien houden e-mails vaak in dat de verzender dingen op je takenlijst wilt zetten. Heb je al geen werk genoeg?
3. Je verwacht onmiddellijk antwoord, maar die krijg je niet.
E-mailcommunicatie verloopt asynchroon, wat betekent dat er vertraging is tussen het verzenden van je bericht en het ontvangen van een antwoord. Als een antwoord lang(er) uitblijft dan verwacht, is het moeilijk om de reden waarom te weten. Ons brein verzint graag een verhaal om je uit te leggen waarom en vaak leidt het brein hier sociale afwijzing uit af. Je begint te piekeren of je je bericht verkeerd geformuleerd hebt, dat de ontvanger je niet mag of zelfs boos op je is.
TIPS
- Onthoud dat net zoals jij de ontvanger overweldigd kan zijn door e-mails dat hij niet op elk bericht kan reageren dat hij krijgt. Soms worden e-mails gewoon vergeten te midden van de zondvloed en soms zal de ontvanger zich schuldig voelen omdat hij niet heeft gereageerd.
- Als je een onmiddellijk antwoord verwacht, is het aangeraden om deze persoon te contacteren mbv synchrone tools. Een telefoongesprek is bijvoorbeeld altijd synchroon. Chats, instant messaging en videoconferencing tools ook. HIer kan je dan ook direct zien of de ontvanger beschikbaar is.
- Om snellere reacties op je mail te krijgen, kan je in het onderwerp van je mail een call-2-action voorzien. Een voorbeeld is (feedback gevraagd) Project X. Hierdoor is het voor de ontvanger onmiddellijk duidelijk wat hij moet doen. Indien mogelijk voeg je er nog een tijdsinschatting aan toe zoals bijvoorbeeld (5min. feedback gevraagd). Zo weet de ontvanger ook hoeveel tijd hij dient te besteden aan je bericht. Probeer steeds zo specifiek mogelijk te zijn in je onderwerp en je zult merken dat de ontvanger sneller zal reageren.
Herken je jezelf in één van de 3 situaties? Maak dan zeker gebruik van de tips om je angst of stress te verminderen. Deel ook gerust dit bericht met mensen die je kent in gelijkaardige situaties.
